El auge de los sistemas de control de acceso de personal

Especialmente en oficinas, los sistemas de control de acceso de personal se han convertido en uno de los recursos esenciales de las compañías para limitar la entrada a personas ajenas a la empresa o a distintas secciones del inmueble.

Se trata de un recurso idóneo para registrar información totalmente objetiva acerca de la actividad de todos los miembros que forman parte de una plantilla y para proteger todo aquello que valoras del interior de las instalaciones en la que el equipo desempeña su trabajo.

Qué es un sistema de control de acceso de personal

Un sistema de control de acceso de personal es un mecanismo automático encargado de verificar y registrar la identidad de la persona que trata de entrar o salir de un determinado espacio, ya sea el conjunto de las instalaciones de la sede de la empresa o determinadas salas a las que imponen restricciones.

Teniendo en cuenta estas características, se antoja como una herramienta indispensable para el control de la plantilla, siempre de forma objetiva, para gestionar sus horarios, horas extras, ausencias o índices de productividad. Estos datos, después, se envían a la persona encargada de la liquidación de las diferentes nóminas para su estimación más precisa.

Un sistema de control de acceso de personal, para entenderse de la forma más correcta, tiene tres funciones importantes:

  1. Identificación: la verificación de la persona o el vehículo que se sitúa frente al acceso es la más básica de las finalidades de estos equipos.
  2. Autorización: el programa informático del que se vale este dispositivo es el encargado de comprobar los datos que recibe y así facilitar la entrada o no al recinto de la empresa.
  3. Trazabilidad: que se obtiene gracias a las listas de personas que permanecen en una zona o en el total de la oficina durante un determinado tiempo.

Teniendo en cuenta estos puntos, se entiende la gran importancia que ha cobrado en los últimos tiempos la instalación de los controles de acceso de personal, en términos de seguridad y restricción de entradas y salidas del personal.

Cómo funciona un control de acceso de personal

Las funciones del control de acceso de personal son muy numerosas, pero las más destacadas son las siguientes:

  • Es el mecanismo que posibilita el acceso a la zona de trabajo al personal, evitando así los problemas asociados al uso, copia y rotación de llaves, por ejemplo, para aquellos operarios que ejercían su labor en turnos nocturnos.
  • Restringe el acceso a aquellas personas que tratan de acceder sin estar debidamente autorizadas: se da el caso en muchas sedes corporativas en que se produce un flujo constante de personas cada día, ya que, ya no sólo se tiene en cuenta a los miembros de la plantilla, sino que también se reciben visitantes, como clientes, proveedores, mensajeros, etc. Contando con esta tecnología avanzada, se puede tener un control de acceso que permite garantizar cierta tranquilidad para los responsables de la entidad teniendo en cuenta que tienen controlada a las personas que se mueven por sus estancias y departamentos.
  • Zonas restringidas: otra de las grandes ventajas del control de acceso de personal es que puede editarse la identidad de las personas que tienen acceso legítimo, no sólo por la puerta principal sino por los distintos departamentos de la oficina, como la cocina, el baño o las salas a las que sólo los altos cargos pueden entrar.
  • Horarios: probablemente, esta ha sido una de las causas por las que se han impulsado estos recursos en los últimos meses, teniendo en cuenta la nueva legislación en materia de registro de la jornada laboral, que ha empujado a los empresarios a buscar fórmulas adaptadas a esta nueva normativa para tener registradas las horas de entrada y salida de los trabajadores.

Como puedes comprobar, esta tecnología es la mejor para cumplir con los reglamentos relacionados con el registro de las jornadas de los trabajadores, así como para asegurar en mayor medida todos los bienes y la información tan valiosa para cada empresa.

¿Necesito un control de acceso de personal en mi empresa?

Si quieres tener a buen recaudo todos los bienes de la organización, así como la información confidencial de la misma, probablemente, estés ante un recurso muy útil para tus intereses.

Además, con un dispositivo y un software asociado al mismo, se puede registrar la jornada de las compañías y así mostrar estas estadísticas en caso de ser solicitado por inspectores de Trabajo, en busca de verificar que se cumple con la normativa vigente sobre el cumplimiento de las respectivas jornadas laborales, así como garantiza que los responsables de la empresa tienen registrado toda la información relativa a esta cuestión de una forma objetiva y precisa.

Tipos de controles de acceso de personal de empresas

Se pueden clasificar según distintos criterios el control de acceso de personal.

A continuación, analizamos las diferencias entre todos ellos según cada factor.

Según el modo de autorización

En función del método que utiliza el sistema para proveer el acceso al personal autorizado, podemos distinguir entre los siguientes modelos:

  • Control de acceso en red: se trata de la variedad más completa. Cuenta con un mecanismo de registro de las entradas y salidas de cada persona y abre y cierra las puertas tras cada paso. Su funcionamiento se basa en una conexión a la red mediante la cual se pueden guardar los registros de cada movimiento en un soporte de almacenamiento, por lo que se guardan las presencias de cada miembro de la plantilla en el interior del recinto.
  • Control de acceso autónomo: en este caso, no se registran los distintos movimientos de la plantilla, por lo que no requiere una conexión a la red en la que se aloja. Su mecanismo, por tanto, se resume en el acceso y la salida del personal autorizado.

Según la forma de acceso

Podemos diferenciar las clases de control de acceso de personal atendiendo al punto de colocación de este equipo:

  • Control de acceso peatonal: vigila el acceso del personal en los puntos de entrada y salida, pudiendo sincronizarse con varias puertas a la vez.
  • Control de acceso vehicular: este dispositivo se sitúa a la entrada de parkings o garajes corporativos, de forma que se registran las matrículas para permitir o restringir el paso.

Según el instrumento de identificación

También se puede atender al modo de identificación para separar los distintos modelos de control de acceso del personal:

  • Huella digital: el reconocimiento biométrico es una de las opciones más comunes en la actualidad como sistema de control de acceso de personal. La razón principal de su éxito es que es uno de los métodos más seguros entre aquellos que se pueden encontrar en el mercado. Con el reconocimiento de la huella dactilar de cada empleado, se descarta la posibilidad de suplantación de la identidad o de olvido de los utensilios de los que se valen los dispositivos alternativos. También destaca por tratarse de un dispositivo de fácil manejo y con una alta eficacia en su cometido.
  • Proximidad: objetos como tarjetas o llaveros con chip son los protagonistas del reconocimiento del personal para sus respectivos accesos y registros de jornada. Ese recurso se acerca al dispositivo de detección, lo escanea y si se corresponde con uno de los que están autorizados para su ingreso, facilitará la entrada. Otra de las opciones en este tipo de control de acceso de personal es la innovadora tecnología RFID, que proporciona una elevada seguridad, precisión, fiabilidad y capacidad para el almacenamiento de información. Esta alternativa cuenta con ciertas desventajas respecto a las demás, como la posibilidad de que el propietario de la tarjeta o llavero se olvide de este objeto en casa y no se pueda registrar como debe su acceso y jornada.
  • Contraseña: se asocia a cada uno de los miembros de la plantilla un código PIN, el cual deberá usarlo en los momentos de entrada y salida para poder ser reconocidos por el sistema. En cuanto a los posibles inconvenientes de esta opción, al igual que ocurre con la anterior, la persona asociada al código que debe introducir puede olvidarlo y el momento del registro puede complicarse.
  • Reconocimiento de matrícula: se trata de un equipo que verifica la identidad de quien intenta acceder al lugar de trabajo, ya sea por la matrícula del vehículo o por una tarjeta asociada.
  • Reconocimiento facial: al igual que ocurre con la huella de los dedos, la cara puede servir para verificar la identidad del trabajador con más seguridad que contando con tarjetas o contraseñas para introducir antes de solicitar el ingreso o la salida.

Puedes comprobar que existe una amplia variedad de modos de control de acceso de personal, por lo que puedes recurrir al mecanismo que consideres más adecuado para tus intereses y necesidades, así como los de tu empresa y su personal.

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