Cómo hacer un plan de formación en una empresa
El recurso más importante de una empresa es el capital humano, entendiendo por capital humano el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes de sus empleados. Una plantilla preparada y motivada es la mejor garantía para el éxito de cualquier negocio.
Los expertos en recursos humanos coinciden en que para que un empleado pueda alcanzar todo su potencial dentro de la empresa es necesario que ésta disponga de un plan de formación. En Termired lo sabemos bien, pues son muchas las compañías que han contratado nuestros servicios para montar una sala de audiovisuales donde formar a sus trabajadores.
Pero, ¿en qué consiste exactamente este plan y cómo se elabora? En este artículo queremos explicarte cómo hacer un plan de formación para una empresa. Si te interesa aplicarlo a tu empresa, sigue leyendo.
Qué es un plan de formación
Podemos definir el plan de formación de una empresa como el conjunto organizado de acciones formativas destinadas a actualizar, desarrollar y reciclar los conocimientos, cualidades y habilidades de sus trabajadores. En resumen, se trata de un plan para formar a los trabajadores con el objetivo último de mejorar la productividad de la empresa.
Un plan de formación de empleados describe las estrategias, actividades, necesidades, objetivos, resultados y el plan de estudios que se utilizará para formar a los empleados de una organización. El plan incluye detalles exhaustivos sobre los elementos necesarios para crear el contenido de la formación, los requisitos de formación, el calendario formativo, etc.
Hay quien piensa que los planes de formación son exclusivos de grandes empresas; nada más lejos de la realidad. Todas las empresas, con independencia de su tamaño o de su actividad, pueden beneficiarse de implementar un plan de este tipo. A medida que la tecnología avanza y adquiere un mayor protagonismo en el ámbito laboral, es crucial que las empresas creen planes de formación y desarrollo que ayuden a sus empleados a mantenerse al día en los avances que se produzcan en su nicho.
¿Quién es el responsable de diseñar el plan de formación? Dentro de la empresa, el departamento de RRHH es el responsable de asegurarse de que los empleados tengan la formación que necesitan para desempeñar su trabajo con éxito, así que este departamento tendrá un papel clave en la elaboración del plan formativo. Si la empresa no cuenta con un departamento de RRHH (ya sea por cuestiones organizativas o de tamaño) este papel debe asumirlo la Dirección de la empresa, aunque puede contar con la ayuda de una consultoría formativa.
Ventajas del plan de formación
Son muchas las ventajas de realizar el plan de formación. Nosotros queremos destacar estas cuatro:
- La formación de los trabajadores mejora su rendimiento y, por tanto, la productividad de la empresa. Como ya hemos dicho, este es el principal objetivo de los planes de formación y su beneficio más tangible; pero hay más.
- Los trabajadores perciben la formación como algo positivo. Los planes de formación entran dentro de lo que se conoce como salario emocional, un tipo de retribución no monetaria que aumenta la motivación del trabajador y hace que se sienta más agusto y realizado dentro de la empresa.
- Los planes de formación permiten una rápida adaptación a los cambios que pueden producirse en cualquier sector. Por ejemplo, piensa en una empresa dedicada a la creación de apps. Sin duda necesitará un plan formativo para mantenerse actualizada a medida que aparecen nuevas tecnologías.
- La formación en la empresa puede bonificarse. Las diferentes Administraciones Públicas promueven la formación mediante reducciones de impuestos o ayudas económicas. Eso aumenta aún más la rentabilidad de invertir en formación.
Ahora que ya sabes en qué consisten los planes formativos vamos a ir con los pasos para hacer uno.
Pasos para diseñar un plan de formación de una empresa
No hay un método estandarizado para la elaboración de un plan de formación de empresa. Se podría decir que cada empresa puede seguir su propia guía. Sin ir más lejos, buscando en Internet es posible encontrar decenas de plantillas más o menos elaboradas. No obstante,en la base de cualquier plan deben figurar varios pasos comunes. Son los siguientes:
Paso 1: Evaluar las necesidades formativas de los empleados
Está claro que para llegar a un sitio primero tenemos que saber de dónde partimos. Del mismo modo, en este punto la empresa debe evaluar su situación actual, preguntando cuales son los requisitos formativos de los empleados. En otras palabras: ¿Qué necesitan aprender mis empleados para que la empresa sea más competitiva?
Si la empresa cuenta con varias áreas, cada una de ellas tendrá sus necesidades formativas concretas. En este punto es una buena idea hacer una encuesta entre los propios trabajadores donde ellos mismos puedan identificar sus lagunas formativas y apuntar sobre qué les gustaría aprender.
Paso 2. Establecer los objetivos formativos
El proceso de evaluación de las necesidades de formación identificará cualquier carencia en el conjunto de habilidades de los empleados. Estas lagunas deben ser analizadas, priorizadas y convertidas en los objetivos de formación de la empresa. El objetivo final es salvar la brecha entre el rendimiento/conocimiento actual y el deseado mediante el desarrollo de un programa de formación que tenga como núcleo los objetivos empresariales. A nivel de los empleados, la formación debe coincidir con las áreas identificadas en las que necesitan mejorar.
Paso 3. Crear un plan de acciones formativas
Una vez fijados los objetivos del plan de formación, el siguiente paso lógico es crear el plan de acciones formativas. Es decir, desgranar el contenido, los materiales y otros elementos de la formación. También hay que detallar los recursos y definir el método de impartición de la formación (online, presencial, mixto…). Al desarrollar el programa, también hay que tener en cuenta el nivel de formación y los estilos de aprendizaje de los participantes.
Dependiendo de las características de tu empresa y de los objetivos fijados es posible que quieras dejar esta parte en manos de una consultoría especializada en formación. Los planes formativos siempre pueden pulirse, por lo que muchas empresas empiezan dando formación a un grupo reducido de empleados y en función de los resultados implementan la formación al resto de la plantilla o hacen ajustes.
Paso 4. Ejecución del plan de formación
La fase de ejecución es la que da vida al programa de formación. Las organizaciones deben decidir si la formación se impartirá internamente o se coordinará externamente. La implementación del programa debe tener en cuenta el compromiso de los empleados y los objetivos de los KPI de aprendizaje, así como planificar minuciosamente la programación de las actividades de formación y cualquier recurso relacionado (instalaciones, equipos, crear un proceso de cuestionario, etc.). A continuación, el programa de formación se lanza oficialmente, se promociona y se lleva a cabo. Durante el programa de formación, se debe supervisar el progreso de los participantes para garantizar la eficacia del mismo.
Paso 5: Evaluación y optimización
Como ya hemos mencionado, el programa de formación debe supervisarse de forma continua. Tras su puesta en marcha, todo el programa tiene que evaluarse para determinar si ha tenido éxito y si de verdad ha cumplido con los objetivos de la formación. Para ello hay que contar con todas las partes involucradas para determinar la eficacia del programa y del instructor, además de la adquisición de conocimientos o habilidades. El análisis de estos comentarios junto con una revisión del rendimiento de los empleados permitirá a la empresa identificar cualquier debilidad en el programa formativo y construir una estrategia más efectiva.
Este es un resumen de los pasos básicos para elaborar un plan de formación en la empresa. Cada uno de estos puntos puede extenderse y hacerse tan complejo como se quiera, pero recomendamos que el plan no sea demasiado complejo o ambicioso. A menudo las empresas tratan de cubrir todos los aspectos de una sola vez y crean un plan complejo que requiere muchos recursos, mano de obra y atención. Un error que a veces hace que el plan se abandone antes de tiempo sin obtener resultados visibles.
Tipos de planes formativos para empresas
A la hora de definir el plan formativo, el empresario puede optar por varios tipos de formación. Lo primero que debe elegir es si la formación será interna (impartida por profesionales de la propia empresa) o externa (subcontratando a una empresa de formación). Las grandes empresas cuentan a menudo con su propio departamento formativo, pero el resto suele dejar la formación en manos de una empresa externa. Ambos modelos son válidos.
Una misma empresa puede tener diferentes tipos de planes de formación. Es normal si pensamos en compañías que tienen varios departamentos, cada uno de ellos con sus propias necesidades formativas.También es probable que una empresa necesite distintos programas en función de la experiencia de sus empleados, con una formación específica para sus nuevos trabajadores y otros programas formativos de actualización y reciclaje para los trabajadores veteranos.
Los diferentes programas de formación responden a distintas necesidades, presupuestos y resultados deseables.
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