Las claves de las reuniones de equipos en empresas
Las reuniones de equipos en una empresa son una solución práctica para coordinar tareas, pero pueden convertirse en un proceso que lastra la productividad. Una reunión de equipo bien planteada va a ser una ayuda para todas las personas implicadas, con el entorno adecuado, una planificación previa y la instalación de salas audiovisuales,, podemos conseguir que las reuniones internas diarias sean un concepto clave para la empresa.
La preparación, un concepto clave para las reuniones de equipo
Las reuniones de equipos requieren una preparación previa, que permita definir sus objetivos y extraer conclusiones válidas. Antes de las reuniones de equipos es recomendable plantearse las siguientes cuestiones.
1 El objetivo de la reunión
¿Es realmente necesaria esta reunión?, esta es la primera pregunta que debemos hacernos. Es un tópico pero es cierto, muchas de las reuniones a las que asistimos se pueden solucionar en un mail, o mediante procedimientos mucho más ágiles, que comprometen a menos personas.
Para determinar la conveniencia de una reunión es necesario marcar un objetivo, un propósito que defina el motivo de la reunión y determine su contenido. Si se fija una reunión es que hay un aspecto de nuestra empresa que debemos resolver, para conseguirlo, es importante que todas las personas implicadas conozcan el fin del encuentro.
2 Personas invitadas
Una vez hemos determinado el objetivo, es el momento de decidir qué personas pueden asistir. Todas las personas que asisten a una reunión tienen algo que decir, debido a que el contenido afecta a su actividad de forma directa.
Una persona que pasa por una reunión y no solo no ha participado, sino que no ha sacado ninguna conclusión útil para su trabajo, ha perdido el tiempo. Determina de manera adecuada quién asiste a las reuniones y qué puede aportar cada perfil en base al objetivo de la empresa.
3 Duración
Este aspecto también es de vital importancia. Nadie puede empezar una reunión sin saber la hora a la que va a finalizar, de lo contrario, será muy difícil que la planificación diaria sea adecuada.
Estima una duración en base al contenido de la reunión y procura que se ajuste a la realidad, las reuniones que se alargan deben ser excepcionales.
4 Preparación
Este es un aspecto personal, pero sobre el que tenemos que insistir como organización. Nadie puede empezar una reunión sin tener muy claro lo que va a aportar, en base a lo que los equipos implicados esperan de su trabajo.
Buscar un archivo, las dudas o la falta de planteamiento previo suelen generar retrasos que dilatan los tiempos de las reuniones y provocan que pierdan eficacia, si todas las personas que acuden a la reunión tienen claro el contenido que pueden ofrecer, el proceso es mucho más ágil.
Gestionar una reunión de equipos de forma correcta
Las claves anteriores estaban orientadas a la preparación previa, una vez comienza la reunión, es importante determinar la forma en la que se va a desarrollar.
Las siguientes son algunas claves para gestionar de manera correcta una reunión de empresa.
Comienza por el orden del día
El orden del día no tiene porqué ser un documento como tal, puede ser un repaso de las ideas que se van a debatir y de los objetivos propios de la reunión.
Comenzar poniendo en contexto la reunión ayuda a acotar los temas y centrar la conversación en las soluciones que necesitamos, si las personas implicadas no tienen claros los temas a tratar, lo más probable es que pierdan el interés o la conversación incluya aspectos que no resultan de interés para el objetivo de la reunión.
Ten presente el límite de tiempo
Determinar un tiempo máximo es clave en estos casos, recordar el límite de tiempo al principio de la reunión también es una forma de agilizar la reunión y conseguir que las personas implicadas se centren en los temas fundamentales.
No es necesario que recordemos el límite de tiempo de forma continua, pero es recomendable advertir al principio y unos 10 minutos antes de finalizar, para poner en común las últimas ideas y exponer las conclusiones.
Nombrad un moderador
La figura del moderador se suele elegir de forma más o menos espontánea, pero es importante que una persona se encargue de dirigir la reunión, exponer las ideas previas y las conclusiones.
Otra de las funciones fundamentales del moderador de una reunión es la de procurar que todas las personas participen, y no haya una serie de personas que monopolicen la conversación.
Online o presencial
Las reuniones online son, por lo general, más ágiles. Las aplicaciones para reuniones digitalizadas evitan desplazamientos, permiten otorgar la palabra a personas concretas y compartir documentos de forma inmediata.
Dudas o preguntas
También es recomendable ofrecer un tiempo para dudas o cuestiones que puedan resultar interesantes y no se hayan planteado. Unos minutos antes de finalizar la reunión, plantea una ronda de preguntas para resolver dudas o acabar de resolver cuestiones referidas al contenido de la propia reunión.
Resumen y conclusiones
La última fase de la reunión debe incluir un resumen acerca de lo que se ha hablado, una recopilación de conclusiones que sirva de resumen. También podemos referirnos a los contenidos de las próximas reuniones, para que las personas implicadas puedan empezar a documentarse.
Seguimiento de las reuniones
Las reuniones de equipos no suelen ser encuentros aislados, normalmente se trata de un proceso en el que la coordinación entre equipos evoluciona.
Llevar a cabo un seguimiento de las reuniones permite comparar conclusiones, comprobar la efectividad de los acuerdos y preparar las próximas reuniones en base a una estrategia común.
Si no podemos comprobar que las cuestiones que hemos determinado se están cumpliendo, las reuniones no van a repercutir adecuadamente en la organización. Una persona responsable de llevar a cabo el seguimiento podrá comprobar de forma fidedigna que los objetivos se están cumpliendo.
No es necesario levantar acta de cada reunión, será suficiente con que una persona recopile la información acordada en las reuniones de equipo, para que exista un documento con el que podamos llevar a cabo labores de seguimiento ajustados a la realidad de nuestra empresa.
Los procesos organizativos con reuniones daily
En la actualidad, existen muchas metodologías aplicadas a la empresa que incluyen reuniones diarias y dailys. Son muchas las ventajas que ofrecen este tipo de reuniones, en cuanto a la coordinación de equipos.
Una daily es una reunión diaria, al principio o al final de la jornada, en la que resumimos el trabajo realizado y exponemos los próximos procesos a corto plazo. En este caso no tratamos de definir estrategias o tomar decisiones clave, el objetivo es que cada equipo pueda exponer las últimas tareas realizadas y el trabajo inmediato.
Para agilizar las dailys es recomendable que una persona sea la encargada de representar a cada departamento, por tanto, estas reuniones no suelen incluir a equipos enteros, simplemente existe una persona que se encarga de actuar como moderadora, y un representante de cada equipo de trabajo.
La importancia del entorno para las reuniones de equipos
Otra de las claves para que las reuniones de equipo sean beneficiosas es que exista un entorno, ya sea físico o digital, adecuado.
Las empresas necesitan disponer de una sala de reuniones adecuada, en la que sea posible llevar a cabo todo tipo de reuniones, tanto con personal interno, como con clientes y personas ajenas a la empresa. Un espacio físico adecuado permite crear el ambiente adecuado para tomar decisiones.
En Termired te ofrecemos las mejores instalaciones audiovisuales en Madrid. Nuestro equipo evalúa las condiciones que ofrecen tus instalaciones, para determinar los recursos adecuados en función de tu actividad.
Cada vez son más las empresas que se suman a la aplicación de soluciones digitales para espacios de reunión, la tecnología actual permite disponer de equipos profesionales en espacios reducidos, que facilitan todo tipo de conferencias. Además de soluciones digitales, nuestro equipo también se encarga de evaluar la sonorización de espacios, y todos los factores que pueden mejorar las condiciones físicas del espacio.
Además de la instalación, también es importante llevar a cabo un trabajo de mantenimiento adecuado. Los recursos tecnológicos que se instalan en la actualidad no requieren de labores continuas de evaluación y mantenimiento, pero es conveniente analizar su uso periódicamente, ya sea para conseguir una adaptación óptima o para detectar sistemas que no ofrecen un rendimiento adecuado.
Disponer de un espacio de reuniones profesional está al alcance de cualquier empresa, con Termired no solo dispones de los recursos digitales que necesitas, además también te ofrecemos la experiencia de un equipo líder, capaz de ofrecerte la solución que necesitas en cada momento.
Soluciones para empresas y otras organizaciones
En Termired no solo trabajamos con empresas que necesitan espacios de reunión, además llevamos a cabo instalaciones en asociaciones y organizaciones en general que llevan a cabo reuniones de equipos y reuniones con personal externo.
Al igual que en el caso de las empresas, este tipo de asociaciones necesitan lugares específicos donde coordinar a sus equipos y celebrar reuniones y otros actos. Termired ofrece una solución integral en estos casos, nuestro equipo analiza los espacios que ofrece la sede, los recursos actuales y el tipo de solución necesaria en cada caso. Es muy importante adaptar los equipos a las necesidades y a la actividad de cada organización, por eso esta primera fase es fundamental.
Una vez determinado el equipo necesario, nos encargamos de la instalación y el mantenimiento. En Termired no solo trabajamos con empresas, también colaboramos con asociaciones y otras organizaciones no empresariales, que necesitan disponer de espacios adaptados para reuniones y eventos similares.