Control de acceso de personal: todo lo que necesitas saber
En muchas instalaciones, especialmente en aquellas en las que trabajan muchas personas, se necesita la colocación de dispositivos que tengan la capacidad de filtrar la entrada y salida de quienes traten de moverse libremente por sus estancias, pudiendo haber, en algunas de ellas, material o información sensible, por lo que los equipos de control de acceso de personal son una solución muy indicada para que cumpla con esta función de forma precisa y segura.
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El control de acceso de personal es fundamental para mantener la calma, la tranquilidad y la seguridad de los responsables de una determinada empresa, ya que así se permite sólo la entrada de aquellas personas que realmente tienen la potestad para ello.
Qué es exactamente un control de acceso de personal
Nos referimos, cuando hablamos de control de acceso de personal, a un proceso automático que se encarga de verificar la identidad de una persona y, en función de lo escaneado, facilita o limita el ingreso al recinto que trata de controlar, con una puerta, barrera o torno, generalmente, como recursos para cumplir con este cometido.
El control de acceso de personal se empeña en registrar un orden de entradas y salidas, generalmente de trabajadores de una empresa, reflejando así todo el control de horarios, los descansos, las horas extra, las ausencias o los niveles de productividad.
Con la nueva ley de registro de la jornada laboral surgida recientemente, se precisan mecanismos objetivos y precisos para este objetivo.
En qué se diferencia del control de acceso
El sistema de control de acceso se diferencia del control de personal porque el primero es un proceso automático que se encarga de detectar la identidad de la persona que está frente al dispositivo, permitiendo el ingreso (o no) al lugar delante del cual se sitúa; por el contrario, el control de personal tiene como objetivo registrar los movimientos y horarios de los empleados de una determinada corporación.
En el mercado, muchos dispositivos incorporan estas dos divisiones en uno solo, lo que facilita el cumplimeinto de estas funciones con normalidad, rapidez y sencillez.
Tipos de dispositivos de control de acceso de personal
Podemos encontrar diferentes clases de sistemas de control de acceso de personal. Principalmente, para este cometido, destacan tres opciones para servir a los interesados en contar con esta solución tecnológica tan sofisticada.
Tarjeta magnética: tanto por aproximación como por contacto, el sistema de control de acceso con tarjeta es un método muy usado en la actualidad. Se pueden distribuir tarjetas que sirven para ser escaneadas por el detector para que, en caso de que se le asigne un permiso para ingresar al interior del recinto o la estancia, la puerta se abra automáticamente.
Se pueden entregar tarjetas que sean individuales y personales, por lo que el uso de cada unidad debe realizarse por parte de quien es su propietario, ya que en el fichero asociado es donde se registran sus datos individuales, como el horario laboral, las vacaciones o los descansos, entre otros aspectos.
Contraseña: la persona que se dispone a ingresar en un determinado espacio tiene que introducir un código, que puede ser de todo tipo de caracteres y que podría ser personal o colectivo, dependiendo de si se pretende identificar o no al sujeto concreto.
Métodos biométricos: los modelos biométricos se refieren a los sistemas que se valen de rasgos físicos de la persona que trata de ingresar en un recinto o estancia. Así, la cara, los ojos o la huella dactilar son las opciones más comunes dentro de esta categoría que pueden hacer registrar la entrada o salida de estas personas.
Las posibilidades, seguridad, precisión y calidad de los dispositivos de última generación que desempeñan esta función han hecho que su uso haya crecido en multitud de ocasiones.
El alto grado de eficacia a la hora de reconocer los rasgos en cuestión es otra de las bazas de estos sistemas, que logra identificar rápidamente al trabajador y registrar sus horarios.
Al ser intransferibles estas pautas, se desechan los riesgos inherentes del uso de otros recursos ajenos al físico, como es el caso de las tarjetas.
La innovación de estos sistemas está en línea con algunos de los sectores más cotidianos en los que se instalan, como entidades bancarias, laboratorios, centros de salud, complejos de oficinas, etc.
Funcionamiento y ventajas de este sistema
Una de las prioridades de los fabricantes de equipos de control de acceso de personal es crear un sistema que desempeñe su función con rapidez y eficacia, que evite la formación de largas colas para acceder a las instalaciones y, por tanto, entorpezca el normal desarrollo de la actividad laboral.
Con los avances de la tecnología en los últimos años, las empresas han visto en estas soluciones los sistemas más indicados para el registro y el acceso del personal que forma parte de ellas.
Entre los beneficios más destacados del control de acceso de personal, destacamos los siguientes:
- Apertura sincronizada de las puertas: estos equipos permiten que, de forma sincronizada, todas las vías de acceso a la empresa respeten los mismos horarios de apertura y cierre.
- Mayor importancia de la tecnología y la automatización: se prescinde de los recursos humanos para el control de acceso y se agilizan estos procesos para conseguir una actividad más precisa y efectiva. Por ello, en los planes de automatización digital se contemplan estos equipos para reducir cualquier riesgo.
- Capacidad de segmentación: no todos los trabajadores tienen permiso para ingresar en todas las estancias de una oficina u otro local comercial en el que se desarrolla la actividad laboral en cuestión. Por ello, los controles de acceso de personal también cuentan con módulos en los que se especifican los emplazamientos por los que se puede mover cada uno de los miembros de la plantilla.
- Registro de los horarios totalmente objetivo: la detección de cada uno de los empleados se realiza de manera objetiva, sin posibilidad de falseo de datos o alteración de esa información recogida para el control de la jornada laboral de los empleados.
- Mayor seguridad: esta es, principalmente, la razón más importante que anima a quienes instalan estos equipos, ya que se integran los distintos recursos tecnológicos en un solo equipo matriz, procurando un entorno realmente seguro, tanto para la empresa y su información sensible como para sus trabajadores.
Estas son las propiedades más interesantes que describen el funcionamiento de estos sistemas tan innovadores.
La combinación de control de acceso y de horario del personal
Como hemos dicho anteriormente, nos podemos encontrar en el mercado con distintas opciones que combinan las prestaciones de control de acceso y de registro del horario de la plantilla. Así, por un lado, se puede limitar el acceso a quienes no tienen permiso para ingresar y se registra el horario y los descansos de quienes pertenecen al staff de la compañía, apostando, a su vez, por un modelo de transformación digital.
De este modo, se pueden optimizar al máximo los recursos y las posibilidades de la empresa y aprovecha la información generada por estos detectores.
Uno de los grandes alicientes de esta combinación de módulos en uno solo es la amplia capacidad de integrar muchas otras funciones que, por sí solas, no tienen por qué estar relacionadas con esta.
Un claro ejemplo de estas aplicaciones con las que pueden vincularse son los software de generación y cálculo de nóminas, además de otros tan recurrentes como el Excel, el calendario en línea, el correo electrónico del que se vale la empresa para su comunicación y muchos otros programas de uso común en ofimática corporativa.
También es muy útil coordinar el control de acceso de personal con otras aplicaciones de gestión de la empresa, que facilita la toma de decisiones más óptimas para el devenir de la compañía.
Sin duda, la automatización y unificación de las funciones de control horario y de personal propicia una supervisión más precisa y completa del cumplimiento de las jornadas laborales.
El control de accesos, especialmente en las salidas y los descansos, era otro quebradero de cabeza importante para quienes controlan estos aspectos en la cúpula empresarial.
Además, estos sistemas pueden regular de forma eficiente los accesos y las salidas de los trabajadores, en sus diferentes turnos, cuando una empresa cuenta con diferentes colectivos en turnos rotativos, por ejemplo, en industrias pesadas.
Por último, también podemos destacar la mejora de la gestión del personal, de forma integral, pudiendo ahorrar grandes esfuerzos en términos de tiempo y de desembolso económico.
Valor jurídico de los registros
Otra baza esencial de estos recursos es la validez, a nivel jurídico, de los documentos emitidos por ellos, con el fin de probar, en el caso de que se exija, el registro de un empleado en su labor profesional.
De este modo, los datos recogidos por estos sistemas tienen la validez necesaria para reflejar de forma objetiva el desempeño de cada miembro de la plantilla si en algún momento quiere consultar esa información.
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